Contoh Analisis Sistem Persediaan Bahan Makanan di Bengkel Perut Restaurant
Bengkel Perut Restaurant adalah rumah makan cepat saji dibelakang kampus Gunadarma, Depok. Setiap harinya menjual makanan paling enak dan terjangkau buat mahasiswa Gunadarma, pelanggannya kebanyakan pelajar dan mahasiswa. Lingkungan Bengkel Perut terdiri dari elemen luar yang berinteraksi dengan sistem seperti pelanggan, dan pesaing lain. Bengkel Perut memiliki counter depan tempat pelanggan memesan makanan, dan pintu belakang dimana bahan makanan dari supplier dikirim. Gambaran sistem Bengkel Perut seperti di bawah ini :
| ||||
Gambar1.0 Sistem di Bengkel Perut Restaurant
Sistem Informasi Persediaan Bahan Makanan di Bengkel Perut dimulai dari pembuatan data Stok Bahan Makanan yang disuplai oleh supplier. Kemudian pelanggan yang datang memesan makanan akan dicatat pesanannya oleh petugas Counter. Catatan order diterima oleh petugas Counter, lalu disampaikan ke Kitchen (dapur). Koki di dapur mencatat bahan makanan yang dia gunakan untuk menyiapkan makanan. Proses ini mengupdate stok bahan makanan di Storage (gudang). Setelah selesai, makanan akan disajikan ke pelanggan di ruang makan. Selesai menyantap makanan, pelanggan membayar makanan ke petugas kasir di Office. Petugas kasir akan mencatat makanan apa saja yang terjual. Setiap bulan, akan dibuatkan laporan Persediaan ke Manajer.
1.1 Analisis Kebutuhan Sistem
Proses analisis dilakukan dengan cara observasi/pengamatan langsung terhadap apa yang terjadi di rumah makan cepat saji Bengkel Perut. Terdapat kejadian operasional sebagai berikut :
a. Mencatat data Stok Bahan Makanan yang disuplai oleh Supplier.
b. Pelanggan memesan makanan.
c. Pesanan pelanggan disampaikan ke kitchen (dapur).
d. Makanan diantarkan ke meja pelanggan. Selesai makan, pelanggan akan melakukan pembayaran.
e. Setiap akhir bulan akan dibuatkan laporan Persediaan untuk Manajer.
Maka Kebutuhan Proses Berbasis Komputer berdasarkan kejadian operasional sebelumnya, adalah :
1. Mencatat Stok
2. Mencatat Pesanan / Order
3. Mengupdate Stok Bahan Makanan
4. Mencatat Pembayaran
5. Mencetak Kuitansi Pembayaran
6. Mengupdate Makanan yang Terjual
7. Membuat laporan Persediaan
Kebutuhan Dokumen dan Data (file) berdasarkan kejadian operasional sebelumnya, adalah :
1. Formulir Terima Bahan Makanan dari Supplier
2. Formulir Order
3. File Persediaan (Stok)
4. File Pembayaran
5. Kuitansi Pembayaran
6. File Daftar Barang Terjual
7. Laporan Persediaan
1.2 Menyusun Kebutuhan Sistem (Memodelkan Kebutuhan Sistem)
Pemodelan Kebutuhan Sistem tidak digambarkan dengan Tools apapun. Melainkan hanya dituliskan saja input proses dan output yang ada pada Sistem Informasi Persediaaan.
Model Kebutuhan Sistem Informasi Persediaan di Bengkel Perut adalah sebagai berikut :
1. Proses : Update Stok Bahan Makanan
Input : Formulir Terima Barang dari Supplier, File Persediaan
Output : File Persediaan (terupdate)
Input : Formulir Terima Barang dari Supplier, File Persediaan
Output : File Persediaan (terupdate)
2. Proses : Mencatat Pesanan
Input : Pesanan dari Pelanggan
Output : Formulir Pesanan
Input : Pesanan dari Pelanggan
Output : Formulir Pesanan
3. Proses : Mengupdate Stok Bahan Makanan
Input : Formulir Pesanan
Output : File Persediaan (terupdate)
Input : Formulir Pesanan
Output : File Persediaan (terupdate)
4. Proses : Mencatat Pembayaran, Mencatat Barang Terjual
Input : Formulir Pesanan
Output : File Pembayaran, File Daftar Barang Terjual
Input : Formulir Pesanan
Output : File Pembayaran, File Daftar Barang Terjual
5. Proses : Cetak Kuitansi
Input : File Pembayaran
Output : Kuitansi untuk Pelanggan
Input : File Pembayaran
Output : Kuitansi untuk Pelanggan
6. Proses : Membuat Laporan Persediaan
Input : File Persediaan, File Daftar Barang Terjual
Output : Laporan Persediaan untuk Manajer
Input : File Persediaan, File Daftar Barang Terjual
Output : Laporan Persediaan untuk Manajer
Hasil Wawancara dengan pemilik Bengkel Perut Restaurant
1. Bagaimana dengan sistem yang berjalan di restaurant anda sekarang?
Cukup baik, karena sudah mengaplikasikan penggunaaan komputerisasi namun kadang terjadi masalah.
2. Apa masalah yang dimaksud?
Biasanya pada saat pengecekan barang di toko, informasi yang didapat salah. Contohnya pada saat ingin mengecek berapa jumlah makanan sisa yang tidak habis dijual, ternyata di komputer input laporan tertulis sisa beberapa makanan, tapi kenyataan pada saat di tempat tidak ada, atau sudah habis.
3. Kenapa hal tersebut bisa sampai terjadi?
Bukan kesalahan system, melainkan ada saja pegawai yang mencuri atau salah menginput laporan.
4. Apa ada masalah lain lagi? Misalnya di bagian transaksi?
Ada, misalnya terjadi kesalahan pemesanan. Bagian pemesanan menuliskan informasi pemesanan konsumen di draft untuk sementara, lalu barang pesanan dikumpul, lalu dibuatkan nota. Setelah diantar pesanan makanan tersebut ke konsumen, ternyata konsumen memesan makanan lain, atau dengan jumlah lebih sedikit.
1.3 Membuat Alternatif Strategi Sistem dan Memilih yang Terbaik
Pada tahapan ini kita akan membahas mengenai batasan proyek pengembangan sistem informasi nya. Contoh batasan proyek pengembangan Sistem Informasi Persediaan adalah :
1. Dana pengembangan sistem tidak lebih dari Rp1.000,000.
2. Sistem baru harus sudah dapat dioperasikan dalam waktu 6 bulan sejak proyek dikerjakan.
Di bawah ini adalah contoh alternatif strategi sistem untuk Sistem Informasi Persediaan Bengkel Perut:
| Kriteria | Alternatif A | Alternatif B | |
| 1. | Otomatisasi Order | Ya | Tidak |
| 2. | Real-time Update Persediaaan / Stok | Untuk beberapa Item | Untuk semua Item |
| 3. | Pengembangan Software | In-house | Off-the-self |
| 4. | Software | Visual Basic | Borland Delphi |
| 5. | Implementasi | 2 hari | 7 hari |
| 6. | Training | Training sederhana | Full Training |
Proses terakhir dari tahapan ini adalah pemilihan alternatif terbaik. Untuk otomatisasi order tidak perlukan karena order cukup dicatat di formulir pesanan. Pengembangan Software dilakukan in-house, karena sistem yang dibangun tidak terlalu kompleks, masih dapat ditangani oleh tim desain dan programmer proyek. Software yang dipilih adalah Borland Delphi versi 8.0 dengan DBMS Paradox yang sudah built-in dengan Borland Delphi. Pengembangan Sistem tidak lebih dari 6 bulan, implementasi 7 hari, dan akan diadakan training sederhana selama 3 hari.
Rancangan input pemesanan dan data pelanggan
Kode Barang : Nama Barang : 
Jumlah : Kode Pelanggan : Nama Pelanggan : Alamat : 
Rancangan input untuk Storage (gudang)
Kode Barang : :Nama Barang : Jumlah Masuk : ASisa Barang : Sisa Barang : 
Rancangan input untuk penyimpanan nota tagihan dan pengecekan jumlah tagihan
Tanggal Tagih : 
Nama Toko :No nota : Jumlah Tagihan :Rancangan Output (berupa nota)
BENGKEL PERUT
TELP 021-123456
No Faktur: SL 08110000003
Tanggal: 10 Oktober 2011 12:30
Nasi Goreng Rp 8.000,00
1pcs@Rp 8.000,00
Es Jeruk Rp 4.000,00
2pcs@Rp 8.000,00
Total Rp 16.000,00
Bayar Rp 20.000,00
Kembali Rp (4.000,00)
***TERIMA KASIH***
BENGKEL PERUT
Kesimpulan
Analisis sistem pada Bengkel Perut Restaurant mungkin masih terdapat kelemahan, namun semua itu tergantung pada tenaga kerja atau SDM yang digunakan, apakah tenaga kerja mau menerapkan sistem yang sudah dibuat tersebut dengan sebaik-baiknya atau tidak.
